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terça-feira, 11 de maio de 2010

Erros comuns em e-mails: mau uso do campo "assunto"

Tecnologia




Um estudo realizado nos Estados Unidos pelo Sterling Consulting Group classifica os dez erros que as pessoas mais cometem na comunicação por e-mail. Embora tenha sido feito em outro país, o estudo serve como referência para nós, brasileiros, pois a aqui se vêem as mesmas mancadas com muita frequência. Assim, vale à pena dar uma olhada na lista:

1. Campo “assunto” preenchido com informação vaga ou inespecífica
2. Ausência de saudação no início da mensagem
3. Uso de palavras abreviadas
4. Cópias enviadas sem necessidade
5. Erros gramaticais, especialmente de grafia e pontuação
6. Mensagem escrita com letras maiúsculas
7. Ausência de despedida
8. Falta de cuidado estético (formatação inadequada, ausência de parágrafos)
9. Mensagem escrita em tom áspero ou seco
10. Mensagem vaga, que não gera ação por parte do destinatário

Não me surpreende que o uso inadequado do campo assunto esteja no topo da lista dos 10 erros mais comuns em e-mails, pelo que observo no dia a dia, muitas pessoas parecem ignorar a importância do que se digita nesse campo.

Vamos partir do seguinte princípio: aquilo que você escreve no campo assunto influencia o destinatário a abrir (ou não) seu e-mail. Assim, as palavras que você colocar ali devem dar uma idéia clara sobre o conteúdo da mensagem, sua importância e grau de prioridade – e é justamente nesses pontos que muita gente escorrega. Alguns exemplos colhidos de minha própria caixa postal:

“Publicação no GPN” – Esse foi o assunto de uma mensagem que recebi de um remetente desconhecido. Pensei que se tratasse de uma propaganda por pouco não mandei o e-mail para a lixeira, mas uma força sobrenatural me fez abri-lo. Ainda bem: tratava-se do pedido do editor de um portal que desejava publicar meus artigos. E eu lá sabia que GPN era nome de portal! Agora, imagine se esse editor tivesse escrito um assunto mais claro e preciso, sem siglas desconhecidas, algo como “Interesse em publicar seus artigos”: teria sido melhor, não?

“Novos lançamentos” – Assim é que uma corretora de imóveis costuma identificar as mensagens que manda de tempos em tempos. São e-mails sobre apartamentos de tamanhos diversos em vários bairros de São Paulo, que ela envia, naturalmente, com o objetivo de captar interessados em comprar imóveis. Imagino que use esse assunto genérico na esperança de que o destinatário abra o e-mail para saber qual é o lançamento.

Mas não é assim que as coisas funcionam: mensagens com assuntos vagos, sem uma informação com a qual o destinatário se identifique, correm o risco de passar despercebidas. Já se a corretora colocasse um assunto como “3 dormitórios na Saúde” ou “Lançamento escritórios Moema”, certamente chamaria mais a atenção dos potenciais interessados em imóveis com essas características, levando-os a abrir o e-mail.

“Reunião” – Foi o assunto escrito por um cliente que desejava marcar uma reunião comigo. Respondi o e-mail e fizemos a reunião. Dias depois, recebi outro e-mail dele, “Res: reunião”, ou seja, uma resposta da minha resposta, em que ele me enviava um arquivo. Respondi o e-mail para agradecer o arquivo. Mais alguns dias se passaram e recebi do cliente o e-mail “Res:res: reunião”, dessa vez para fazer uma pergunta. E assim continuou nossa correspondência: para não ter que digitar meu endereço de e-mail, ele abria minha mais recente mensagem em sua caixa postal e a respondia.

A certa altura, eu já estava com sete e-mails “Res: res: reunião”, que falavam de tudo que é assunto, menos de reunião! O histórico de conversação com esse cliente, como você pode imaginar, tornava um tanto difícil localizar o e-mail em que o documento foi mandado, ou o em que a pergunta foi feita, ou o em que a pergunta foi respondida… Um horror. Tudo bem aproveitar o e-mail que alguém nos mandou para não ter que digitar seu endereço, mas é fundamental mudar o que está escrito no campo assunto, para que ele informe o conteúdo da nova mensagem.

Para concluir: não subestime a importância do assunto. Ele deve informar com clareza e precisão o conteúdo da mensagem, para destacá-la das outras dezenas de mensagens que chegam à caixa postal do destinatário todos os dias. O campo assunto bem preenchido pode tornar sua comunicação por e-mail mais dinâmica e eficaz.

Fonte: www.institutojetro.com Publicado em 09.02.2010
Autor: Regina Giannett

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